POLYNUM

Conditions générales d'utilisation

Version 1.1 — 21 août 2026

1. Objet

Les présentes conditions générales régissent l'utilisation de Polynum, service de tableau blanc collaboratif édité par PolysemIQ SAS. Elles s'appliquent à toute personne qui accède au Service, qu'elle dispose d'un compte ou qu'elle y accède au moyen d'un lien de partage.

Elles complètent le contrat conclu entre l'Éditeur et le cabinet qui fournit l'accès au Service. En cas de contradiction sur un point réglé par ce contrat, celui-ci prévaut entre l'Éditeur et le cabinet ; les présentes conditions demeurent opposables à l'Utilisateur.

L'accès au Service suppose l'acceptation préalable et sans réserve des présentes conditions. La version applicable est celle publiée à l'adresse du Service, identifiée par sa date. Toute modification substantielle est portée à la connaissance de l'Utilisateur avant son entrée en vigueur.

2. Définitions

Éditeur
PolysemIQ SAS, éditeur du Service.
Service
Polynum, application de tableau blanc collaboratif permettant de créer, éditer, partager et exporter des tableaux, assistée par un système d'intelligence artificielle.
Cabinet
La personne morale qui souscrit au Service et le met à disposition de ses collaborateurs. Le Cabinet est responsable de traitement au sens du règlement (UE) 2016/679, et déployeur au sens du règlement (UE) 2024/1689.
Utilisateur
La personne physique disposant d'un compte, qui accepte les présentes conditions et utilise le Service.
Invité
La personne qui accède à un Tableau au moyen d'un lien de partage, sans disposer d'un compte. L'Invité est soumis aux présentes conditions du seul fait de son accès.
Tableau
L'espace de travail créé dans le Service et l'ensemble des objets qu'il contient : post-its, formes, textes, cadres, connecteurs, tableaux et images.
Contenu
Tout élément déposé, saisi, téléversé ou importé dans le Service par l'Utilisateur ou par un Invité, y compris les fichiers joints et les photographies d'atelier.
Assistant
La fonction du Service qui produit des objets dans un Tableau à partir d'une consigne textuelle, de fichiers joints ou de photographies, en faisant appel à un fournisseur de modèles d'intelligence artificielle.

3. Accès au Service et comptes

L'accès au Service s'effectue au moyen d'un compte nominatif, créé pour une personne physique déterminée. Les comptes ne sont ni partagés, ni cédés, ni utilisés simultanément par plusieurs personnes.

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses moyens d'accès et de toute activité conduite depuis son compte. Il informe l'Éditeur sans délai de toute utilisation non autorisée dont il aurait connaissance, à l'adresse de contact indiquée aux mentions légales.

L'Éditeur peut suspendre l'accès d'un compte en cas de manquement grave aux présentes conditions, notamment à l'article 5, ou en cas d'usage de nature à compromettre la sécurité du Service ou celle d'autres utilisateurs. La suspension est notifiée au Cabinet.

4. Description du Service

Polynum est une application de tableau blanc collaboratif (whiteboarding) éditée par PolysemIQ SAS. Elle est utilisée par des consultants pour animer et restituer des ateliers de travail. Un assistant IA produit automatiquement des représentations dans le tableau — post-its, formes, cadres, connecteurs, tableaux — à partir d'une consigne textuelle, de photographies de murs d'atelier, ou de fichiers joints (texte, PDF, Word, PowerPoint, Excel, images). Le produit est interopérable avec Pocket Consultant (import et export), avec Miro (import et export), exporte en PowerPoint, PDF, SVG et image, et produit des fichiers HTML de restitution.

Le Service ne comporte aucune des fonctions suivantes, dont l'absence est constitutive de sa conception :

Le Service comporte des fonctions d'import et d'export vers des outils tiers — notamment vers un tableau blanc en ligne et vers l'application de conseil éditée par l'Éditeur — ainsi que des exports aux formats de présentation, de document portable, d'image vectorielle, d'image matricielle et de page web. Ces fonctions ne s'exécutent que sur commande expresse de l'Utilisateur.

5. Assistant d'intelligence artificielle

Le Service est un système d'intelligence artificielle au sens du règlement (UE) 2024/1689. L'Éditeur en est le fournisseur ; le Cabinet qui l'utilise en est le déployeur.

Les stipulations qui suivent figurent également au contrat conclu avec le Cabinet. Elles sont reprises ici parce que les personnes qui manipulent le Service au quotidien sont les consultants et les Invités, et non le signataire du contrat : elles doivent être opposables à celui qui a les mains sur l'outil. L'Utilisateur et l'Invité s'y obligent dans les mêmes termes que le Cabinet.

Toute utilisation du Service en dehors de cette destination engage la responsabilité de celui qui la met en œuvre et lui transfère les obligations que le règlement fait peser sur le fournisseur.

Ces interdictions ne sont pas de simples recommandations d'usage : elles conditionnent la qualification réglementaire du Service et, par conséquent, la licéité de sa mise à disposition. Leur méconnaissance constitue un manquement grave au sens de l'article 3.

Date d'effet de la stipulation qui précède. L'engagement de transparence ci-dessus est un engagement de l'Éditeur, et non la description d'un état existant : à la date des présentes, les contenus produits par l'Assistant ne portent pas encore de mention de leur origine artificielle. L'Éditeur s'engage à ce que cette mention figure sur les contenus produits et sur les documents exportés, sous une forme visible et sous une forme lisible par machine, au plus tard le 2 décembre 2026. Jusqu'à cette date, il appartient à l'Utilisateur et au Cabinet de signaler eux-mêmes l'origine artificielle des contenus qu'ils rediffusent à leurs propres clients ; l'obligation d'information qui pèse sur eux à ce titre n'est pas suspendue par l'échéance ci-dessus.

L'Éditeur ne garantit ni l'exactitude, ni l'exhaustivité, ni la pertinence des contenus produits par l'Assistant. Ceux-ci constituent des propositions de travail : leur relecture et leur validation incombent à l'Utilisateur avant toute diffusion ou tout usage engageant. L'Utilisateur conserve à tout moment la faculté de les modifier, de les compléter ou de les supprimer.

L'Utilisateur est informé, avant chaque envoi, que le contenu qu'il transmet à l'Assistant est adressé à un fournisseur de modèles tiers, dont le nom et le pays d'établissement lui sont indiqués. Le détail de ces transmissions figure dans la politique de confidentialité.

6. Contenus déposés par l'Utilisateur

L'Utilisateur demeure titulaire de l'ensemble des droits sur les Contenus qu'il dépose dans le Service. Il concède à l'Éditeur, pour la seule durée nécessaire à l'exécution du Service et dans la seule mesure nécessaire à celle-ci, les droits d'usage techniques indispensables à leur affichage, à leur conservation, à leur traitement par l'Assistant et à leur export à sa demande.

L'Utilisateur garantit qu'il dispose du droit de transmettre les Contenus qu'il dépose, que leur traitement est licite, et qu'il a informé, le cas échéant, les personnes dont les données y figurent — en particulier lorsqu'il téléverse la photographie d'un mur d'atelier, susceptible de comporter des écritures nominatives ou de faire apparaître des personnes présentes dans la salle.

L'Utilisateur est expressément informé que le Contenu transmis à l'Assistant — consigne, état du Tableau, fichiers joints, photographies — est envoyé à un fournisseur de modèles tiers, établi hors de l'Union européenne pour la plupart des fournisseurs proposés. Il lui appartient de ne pas transmettre à l'Assistant de contenus que son propre client n'a pas accepté de voir traités par un tel prestataire.

L'Utilisateur ne dépose dans le Service que les données nécessaires à la finalité poursuivie. Il lui appartient d'écarter les pièces manifestement excessives au regard de cette finalité, et de s'abstenir d'y déposer des données relevant des catégories particulières mentionnées à l'article 9 du règlement (UE) 2016/679.

L'Éditeur n'exerce aucun contrôle éditorial a priori sur les Contenus. Il peut retirer un Contenu manifestement illicite qui lui serait signalé, après en avoir informé l'Utilisateur concerné, sauf si l'urgence ou la nature du contenu impose une action immédiate.

7. Partage de Tableaux

L'Utilisateur peut créer un lien de partage donnant accès à l'un de ses Tableaux, en lecture seule ou en écriture. Ce lien vaut autorisation d'accès : toute personne qui en dispose accède au Tableau, sans authentification et sans que l'Éditeur puisse en vérifier l'identité.

La responsabilité de la diffusion du lien et de son usage incombe entièrement à l'Utilisateur qui l'a créé. Il lui revient d'apprécier à qui il le transmet, de lui assigner une durée d'expiration adaptée, de préférer la lecture seule lorsque l'écriture n'est pas nécessaire, et de le révoquer dès qu'il n'a plus lieu d'être.

L'Utilisateur est informé qu'un lien de partage donne accès à l'ensemble du Tableau, y compris à ses versions antérieures conservées par le Service, et qu'un lien accordant l'écriture permet à son porteur de déclencher l'Assistant, et donc de faire sortir le contenu du Tableau vers un fournisseur de modèles tiers.

L'Invité s'oblige au respect des présentes conditions, et en particulier de l'article 5, du seul fait de son accès au Tableau.

8. Propriété intellectuelle

Le Service, ses composants logiciels, sa documentation, sa charte graphique et ses éléments d'interface sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur. Les présentes conditions confèrent un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l'abonnement souscrit par le Cabinet.

L'Utilisateur s'interdit de décompiler, désassembler ou tenter d'accéder au code source du Service, hors des cas prévus par la loi, ainsi que d'en extraire ou d'en réutiliser une partie substantielle, sous quelque forme que ce soit.

Les Contenus déposés par l'Utilisateur et les Tableaux qu'il produit demeurent sa propriété ou celle de son Cabinet, conformément à l'article 6. L'Éditeur ne revendique aucun droit sur ces éléments et ne les utilise ni à des fins commerciales, ni à des fins d'entraînement de modèles.

9. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. Il ne souscrit, au titre des présentes conditions, aucun engagement de disponibilité chiffré : un tel engagement, lorsqu'il existe, relève du contrat conclu avec le Cabinet.

Des interruptions peuvent survenir, notamment pour maintenance, mise à jour ou correction. L'Éditeur s'efforce de les programmer aux heures de moindre usage et d'en informer les Utilisateurs lorsque leur durée prévisible le justifie.

L'Éditeur peut faire évoluer le Service, ajouter, modifier ou retirer des fonctions. Le retrait d'une fonction substantielle est annoncé avec un préavis raisonnable permettant à l'Utilisateur d'exporter ses Tableaux.

10. Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs et prévisibles résultant de cette faute.

L'Éditeur n'est pas responsable des dommages résultant : d'un usage du Service non conforme aux présentes conditions, notamment à l'article 5 ; de la diffusion par l'Utilisateur d'un lien de partage ; du contenu des Tableaux et des fichiers déposés ; de l'usage que l'Utilisateur fait des contenus produits par l'Assistant sans les avoir relus ; ou d'une défaillance des réseaux de communication ou des équipements de l'Utilisateur.

Aucune stipulation des présentes conditions n'a pour effet d'exclure ou de limiter la responsabilité de l'Éditeur en cas de dol, de faute lourde, de dommage corporel, ni dans les cas où la loi l'interdit.

L'Utilisateur est responsable des conséquences d'un manquement de sa part aux présentes conditions, et notamment des contenus qu'il dépose et des accès qu'il accorde.

11. Durée et résiliation

Les présentes conditions s'appliquent à compter de leur acceptation et pendant toute la durée d'utilisation du Service.

L'Utilisateur peut cesser d'utiliser le Service à tout moment et demander la suppression de son compte, dans les conditions décrites par la politique de confidentialité. La résiliation de l'abonnement souscrit par le Cabinet relève du contrat conclu avec celui-ci.

L'Éditeur peut résilier l'accès d'un Utilisateur en cas de manquement grave et non régularisé dans un délai de quinze jours à compter de sa mise en demeure, ou sans préavis en cas de manquement à l'article 5 ou d'atteinte à la sécurité du Service.

À l'issue de la relation, les Tableaux et les Contenus sont supprimés dans les délais indiqués par la politique de confidentialité. Il appartient à l'Utilisateur d'exporter préalablement les éléments qu'il souhaite conserver, au moyen des fonctions d'export du Service.

12. Données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel effectué au moyen du Service est décrit dans la politique de confidentialité, accessible depuis le Service. Elle précise notamment les données traitées, leurs destinataires, les fournisseurs de modèles auxquels les contenus sont transmis et leur pays d'établissement, les durées de conservation et les modalités d'exercice des droits.

Dans la relation entre l'Éditeur et le Cabinet, l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du règlement (UE) 2016/679, sur instructions documentées du Cabinet, responsable de traitement.

13. Dispositions générales, droit applicable et juridiction

Si l'une des stipulations des présentes conditions était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations conserveraient leur plein effet.

Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Les présentes conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend relatif à leur formation, à leur interprétation ou à leur exécution, les parties s'efforcent de rechercher une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, le litige est porté devant les tribunaux compétents dans les conditions du droit commun. L'Utilisateur consommateur conserve le bénéfice des règles de compétence et de médiation qui lui sont applicables.